试论电子档案的利与弊

毕业论文
2022-08-24 15:18

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在传统的纸质档案中，装订一份档案的工序十分繁琐，调用时也需要前往现场。如若要调用档案，不仅需要开具相关的证明，还要接受许多关于保密和安全的条例。这些步骤繁琐但却是十分必要。而电子档案想要进行查询，借阅的手续简单，只需登录，填一些个人信息等，而且系统的操作也是十分简易，只需输入关键词并检索，你所想要的信息便会一目了然的呈现在你眼前。信息也更完整，多样化，这不仅节约时间，又大大提升了效率，有效减少了工作人员的机械性劳动，提高了管理工作的效能。
（二）体积小，储存容量大、更易于保存，节省库房空间
电子档案的主要载体是以U盘、磁盘、光盘等其他方式，并且电子档案的载体在科技的快速发展下，逐步的向体积缩小、容量增大等的趋势发展。而在传统的纸质文档里，当遇到紧急情况下，通常难以转移，且档案资料数量庞大。例如，在汶川地震发生时，四川省北川县档案馆遭受到了严重的破坏与损失，档案馆被地震所影响而坍塌，所有的档案资料被埋在了废墟当中，对资料产生了一定的破坏，同时也导致一些珍贵的资料缺失。经过省、市、县三级档案部门的共同努力和拯救，抗震救灾团队进行了前后3次的挖掘，抢救出约5万册的资料，还有大约3万册的资料没有被抢救出或者遭到了严重的破坏而无法修复。而抢救出的5万册资料中约有1万册受损比较严重，采取了紧急修复手段，被运送到雅安市的冷冻库进行保存，同时还要工作人员不断进行干燥处理，让档案保持干燥状态，工作人员需要24小时进行监控。最后，只成功修复干燥档案11978卷。从此案例可见，档案库房在面对不可抗的自然灾害时，库房受到了不可避免的摧毁。而电子档案可以预先把有价值或是已年久的文件存储在‘云端’里，即使丢失、遭受自然或人为灾害、或其他因素，都可以通过修复或在异地登录账号的方式找到原先所有的文件。

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因电子档案是由数字技术设施产生的，在使用数据库检索时，很容易因为某个步骤中操控不当，导致文档出现不准确性。其次，电子档案的内容容易复制，篡改也比较容易，致使电子档案出现了较大的安全性与严密性。前不久，山东发生篡改高考志愿的事件。来自山东胶州市的考生常升，其高考志愿遭到同学郭某的篡改。这个郭某，由于其高考成绩不如常升，但为了增加自己的升学机会，窃取了密码，修改了自己同学的高考志愿。结果，常升的高考成绩出来之后，已经过了填报志愿陕西师大的分数线，在填报志愿之后，却没有收到录取通知书。只是在事件曝光之后，陕西师大才补录了常升。从这件案例可以看出，篡改电子档案的门槛很低，并没有很高的技术要求。这一现象，严重地损害了档案的原始性和真实性。

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